Bewindvoering

Bewindvoerder Hulp-Centraal kiest voor eDocs.

(download deze klantervaring PDF)

Iedere ondernemer is op zoek naar een efficiënte bedrijfsvoering . Zo ook Bewindvoerder Hulp-Centraal uit Amsterdam.

Carla Tang:
Van onze cliënten ontvangen wij nogal veel post. Dit betekent dat de dossiers alleen maar dikker worden. Gezien het feit dat wij een bewaarplicht hebben van  meerdere jaren betekent dit óf een dure opslag huren, (waar je dan steeds naartoe moet als je toch een speciaal document nodig hebt) óf alles digitaal op te slaan.

Keuze voor eDocs.
Wij hebben bijna met elke bedrijf die een digitaal archief/werkwijze aanbied contact opgenomen en uitgenodigd voor een gesprek en gevraagd ons te laten zien wat bij hun bedrijf de mogelijkheden zijn/waren inclusief de daaraan verbonden kosten.

Samen maakten zij wel alles wat we zochten maar de afzonderlijke leveranciers niet. In ieder geval niet wat wij wilden en zochten. We hebben contact gehad met: Post.nl, Multiscan, DDC Europe, Scan Serv, DDI Document software, Docdynamic, Didoc én eDocs .

eDocs kan wel leveren wat wij nodig hebben, vandaar de keuze voor hen.

Werken met eDocs.
eDocs is een zeer gebruiksvriendelijk programma.  Door zijn eenvoud, snel te leren en makkelijk in de bediening. Echter met heel veel mogelijkheden. Een enorme ruimte en tijdwinst o.a. door de zoekfilter die in eDocs zit. De documenten van onze cliënten zijn erg privacygevoelig. In eDocs zijn deze goed te beschermen door rechten toe te kennen.

eDocs is voor elke Bewindvoerder een echte aanrader.

Tekstherkenning.
Alle tekstdocumenten worden in eDocs automatisch voorzien van tekstherkenning. Daarmee kan men stukken tekst uit een gescande brief met de muis selecteren en kopiëren naar b.v. Word of e-mail.

Ook kunnen alle documenten op volledige inhoud worden doorzocht. Zowel binnen een dossier als ook over het gehele archief. eDocs toont dan eenvoudig en snel op welke pagina’s een bepaald zoekwoord gevonden is.

Logging.
Alles wat er met documenten in eDocs gebeurt wordt gelogd. Scannen, verplaatsen, verwijderen, e-mailen. Van al deze handelingen wordt gelogd wie, wat, wanneer gedaan heeft.  Als we vanuit eDocs een document (of deel) mailen dan wordt deze e-mail gelogd en aan het document gekoppeld.

Samenwerking met eDocs BV.
De installatie en inrichting van eDocs en de scanners, is allemaal binnen een halve dag afgerond en werkt naar volle tevredenheid.

Duidelijke uitleg, geen verborgen verrassingen, snelle professionele hulp, menselijke benadering, geïnteresseerd zijn in je bedrijf en willen mee-denken hoe eDocs te integreren in je bedrijf, passend bij jouw werkwijze.

Enkele weken na de start van de samenwerking met eDocs kijken wij hier met tevredenheid op terug.

De processen lopen sneller, inzichtelijker en efficiënter. En het is ook een betaalbare oplossing.
En dat is waar het om is begonnen en wat ook in de toekomst een basis is voor een efficiënte bedrijfsvoering.

Conclusie.
Nadat dossiers gescand en gearchiveerd zijn worden ze niet meer in het archief opgeborgen. Het scheelt veel loop- en zoekwerk, omdat vanaf elke werkplek de dossiers volledig beschikbaar zijn.

Ook vanaf een beveiligde toegang vanaf een externe (thuis)werkplek zijn de dossiers te raadplegen.

Carla Tang
Stichting Hulp-Centraal
Amsterdam

Noot van de leverancier zelf.
Digitale archivering bespaart elke organisatie tijd, ruimte en dús geld. Daarnaast moet u zichzelf afvragen wat er zou gebeuren wanneer uw fysieke archief ontoegankelijk wordt door b.v. brand-, waterschade of andere calamiteit. De dossiers en veel andere belangrijke documenten hebt u wel digitaal. Maar heel veel belangrijke documenten zijn gewoon weg. Denk hierbij aan de getekende contracten, belangrijke correspondentie enz.  Ook de logging van wie, wat, wanneer met een document heeft gedaan geeft u de zekerheid dat u geen belangrijke informatie kwijt kunt raken, doordat iemand iets per ongeluk, of erger, met opzet, heeft verwijderd. eDocs kan verwijderde documenten restoren.